ความปลอดภัยของข้อมูล
ข้อมูลของร้านทั้งหมด ทั้งยอดขาย ต้นทุน และข้อมูลลูกค้า เก็บอยู่ที่เครื่องแม่ภายในร้าน และอยู่ในความดูแลของคุณโดยตรง บทนี้รวบรวมสิ่งที่ควรตั้งและควรทำเป็นประจำ เพื่อไม่ให้ข้อมูลรั่วไหลหรือสูญหาย
18.1 รหัสผ่านและสิทธิ์
หัวข้อที่มีชื่อว่า “18.1 รหัสผ่านและสิทธิ์”รหัสผ่าน
หัวข้อที่มีชื่อว่า “รหัสผ่าน”- เปลี่ยนรหัสผ่านของผู้ดูแลระบบทันทีหลังติดตั้ง ตามบทที่ 5 เนื่องจากหน้าเข้าสู่ระบบจะเติมรหัสผ่านตั้งต้นให้เองจนกว่าจะเปลี่ยน
- ให้ทุกคนมีบัญชีของตัวเอง ทั้งผู้ใช้หลังร้านและพนักงาน POS ไม่ควรใช้บัญชีร่วมกัน เพื่อให้เอกสารและบิลทุกใบระบุได้ว่าใครทำ
- รหัสผ่านของผู้ใช้หลังร้านยาวได้ไม่เกิน 15 ตัวอักษร และของพนักงาน POS ไม่เกิน 10 ตัวอักษร โปรแกรมไม่ได้บังคับความยาวขั้นต่ำ และไม่แยกตัวพิมพ์ใหญ่กับตัวพิมพ์เล็ก ขอแนะนำให้ใช้อย่างน้อย 6 ตัวอักษร ผสมตัวเลขและตัวอักษร และไม่ใช้วันเกิดหรือเบอร์โทร
- รหัสผ่านถูกเข้ารหัสก่อนเก็บลงฐานข้อมูล ผู้ที่เปิดดูตารางข้อมูลหรือไฟล์สำรองโดยตรงจะไม่เห็นรหัสผ่าน
- ผู้ใช้เปลี่ยนรหัสผ่านเองได้ เมื่อได้รับอนุญาต ที่ปุ่มชื่อผู้ใช้ → เปลี่ยนรหัสผ่าน ผู้ดูแลระบบเปิดหรือปิดสิทธิ์นี้ได้ที่ตัวเลือก อนุญาตให้เปลี่ยนรหัสผ่าน ในหน้าตั้งค่าผู้ใช้ ตามบทที่ 11
- พนักงานลาออก ให้ปิดการใช้งานบัญชีของพนักงานคนนั้นทันที ทั้งบัญชีผู้ใช้หลังร้านและบัญชีพนักงาน POS
การจำข้อมูลเข้าสู่ระบบ
หัวข้อที่มีชื่อว่า “การจำข้อมูลเข้าสู่ระบบ”หน้าเข้าสู่ระบบหลังร้านมีตัวเลือก จำข้อมูลเข้าสู่ระบบ (7 วัน) เมื่อติ๊กไว้ เครื่องนั้นจะเข้าโปรแกรมได้เลยโดยไม่ต้องพิมพ์รหัสผ่านเป็นเวลา 7 วัน โปรแกรมไม่ได้เก็บรหัสผ่านไว้ที่เครื่อง แต่ใครที่เปิดเครื่องนั้นได้ก็เข้าโปรแกรมได้เช่นกัน
- ขอแนะนำให้ใช้ตัวเลือกนี้เฉพาะเครื่องส่วนตัวที่มีรหัสผ่านของ Windows
- เครื่องที่หลายคนใช้ร่วมกัน ไม่ควรติ๊กตัวเลือกนี้
- ยกเลิกการจำได้ด้วยปุ่มชื่อผู้ใช้ → ออกจากระบบ
- ถ้าบัญชีผู้ใช้ถูกปิดการใช้งาน การจำข้อมูลของบัญชีนั้นจะใช้ไม่ได้ทันที
โปรแกรมไม่ได้ออกจากระบบเองเมื่อไม่มีการใช้งาน เมื่อลุกจากเครื่อง ขอแนะนำให้ล็อกหน้าจอ Windows ด้วยปุ่ม Windows + L
สิทธิ์การใช้งาน
หัวข้อที่มีชื่อว่า “สิทธิ์การใช้งาน”ให้สิทธิ์เท่าที่แต่ละคนต้องใช้ในงาน โดยเฉพาะสิทธิ์ลบ แก้ไขราคา และยกเลิกเอกสาร วิธีตั้งอยู่ในบทที่ 11 สำหรับหน้าร้าน ขอแนะนำให้ล็อคฟังก์ชันที่มีผลต่อเงิน เช่น ยกเลิกบิล รับคืนสินค้า เปลี่ยนราคา ให้ส่วนลดท้ายบิล และเปิดลิ้นชักโดยไม่มีการขาย ให้ต้องมีผู้มีสิทธิ์ยืนยันก่อน ตามบทที่ 11 หัวข้อ 11.5
ใครเห็นต้นทุนได้
หัวข้อที่มีชื่อว่า “ใครเห็นต้นทุนได้”ต้นทุนและกำไรเป็นข้อมูลที่ร้านส่วนใหญ่ไม่ต้องการให้พนักงานทุกคนเห็น โปรแกรมคุมด้วยตัวเลือก เห็นต้นทุน ในหน้าตั้งค่าผู้ใช้หลังร้าน เมื่อไม่ได้ติ๊กตัวเลือกนี้
| ส่วนของโปรแกรม | สิ่งที่เปลี่ยน |
|---|---|
| หน้าสินค้าและบาร์โค้ด | ช่องราคาทุนและส่วนต่างกำไรถูกซ่อน |
| รายการเอกสารและหน้าเอกสาร | ช่องมูลค่าตามต้นทุนถูกซ่อน |
| เอกสารที่พิมพ์ | ช่องราคาต่อหน่วยและยอดเงินของเอกสารที่ใช้ต้นทุนพิมพ์เป็นช่องว่าง |
| ปรับราคาขาย | ช่องราคาทุนถูกซ่อน |
| ยอดยกมาต้นงวด | ช่องมูลค่าถูกซ่อน และแก้ไขไม่ได้ |
| รายงานกำไรขาดทุนและรายงานวิเคราะห์ | เปิดไม่ได้ |
| รายงานสต็อกที่มีราคาทุนหรือมูลค่า | เปิดได้ แต่ช่องราคาทุนและมูลค่าเป็นช่องว่าง |
โปรแกรม POS ไม่แสดงต้นทุนในหน้าจอใดเลย พนักงานหน้าร้านจึงไม่เห็นต้นทุนไม่ว่าจะตั้งค่าอย่างไร
ประวัติที่ใช้ตรวจสอบย้อนหลัง
หัวข้อที่มีชื่อว่า “ประวัติที่ใช้ตรวจสอบย้อนหลัง”เมื่อพบสิ่งผิดปกติ เช่น ราคาสินค้าเปลี่ยนโดยไม่ทราบสาเหตุ สามารถดูย้อนหลังได้จากประวัติเหล่านี้
| ประวัติ | ดูได้ที่ | สิ่งที่บันทึก |
|---|---|---|
| ประวัติการแก้ไขสินค้า | หน้ารายละเอียดสินค้า ปุ่มรูปนาฬิกา หรือคลิกขวาที่สินค้าในหน้ารายการ | วันเวลา ผู้แก้ และค่าที่เปลี่ยนทีละช่อง เฉพาะการแก้ผ่านหน้าสินค้าและหน้าปรับราคาขาย การนำเข้าจาก Excel ไม่ถูกบันทึก |
| ประวัติการสำรองและการแก้ไขตั้งค่าสำรองข้อมูล | ตั้งค่า → สำรองข้อมูล | ผลการสำรองทุกครั้ง และผู้ที่แก้การตั้งค่า เครื่องที่ใช้ และเวลา |
| จำนวนครั้งที่พิมพ์เอกสาร | กำหนดเพดานต่อเล่มเอกสาร ตามบทที่ 10 | เมื่อพิมพ์ครบแล้ว ต้องใช้รหัสผ่านของผู้ดูแลระบบจึงจะพิมพ์ต่อได้ |
| สำเนาอิเล็กทรอนิกส์ [ฟังก์ชันเสริม] | เมนูจุดขาย POS → สำเนาอิเล็กทรอนิกส์ | สำเนาใบเสร็จทุกใบที่ POS ออก รวมใบที่แคชเชียร์เลือกไม่พิมพ์ เปิดดูได้เฉพาะที่หลังร้าน |
18.2 สำรองข้อมูลนอกเครื่อง
หัวข้อที่มีชื่อว่า “18.2 สำรองข้อมูลนอกเครื่อง”การสำรองข้อมูลอัตโนมัติเก็บไฟล์ไว้ที่เครื่องแม่เป็นค่าตั้งต้น ถ้าฮาร์ดดิสก์ของเครื่องแม่เสีย ถูกขโมย หรือติดไวรัสเรียกค่าไถ่ ไฟล์สำรองในเครื่องเดียวกันจะเสียหายไปพร้อมกัน ขอแนะนำอย่างยิ่งให้ตั้ง “คัดลอกไปอีกที่” ตามบทที่ 13 หัวข้อ 13.3
- ที่ปลายทางที่แนะนำ คือ NAS ในร้าน หรือฮาร์ดดิสก์ภายนอก ถ้าใช้ NAS ให้ตั้งบัญชี NAS ในหน้าตั้งค่าสำรองข้อมูล รหัสผ่านของ NAS ถูกเข้ารหัสก่อนเก็บ
- เก็บอีกหนึ่งชุดไว้นอกร้าน ถ้าร้านอยู่ในพื้นที่เสี่ยงน้ำท่วมหรือไฟไหม้ ขอแนะนำให้นำไฟล์สำรองล่าสุดใส่ฮาร์ดดิสก์ภายนอกไปเก็บที่อื่นเป็นประจำ เช่น สัปดาห์ละครั้ง
- ตรวจแถบเตือนบนหน้าภาพรวมข้อมูล ถ้าการสำรองหรือการคัดลอกไปอีกที่ไม่สำเร็จ โปรแกรมจะแสดงแถบเตือน ขอแนะนำให้แก้ทันทีที่เห็น
- ทดลองกู้คืนปีละครั้ง บนคอมพิวเตอร์สำรอง ไม่ใช่เครื่องแม่ที่ใช้งานจริง เพื่อให้แน่ใจว่าไฟล์สำรองใช้ได้จริง ขอแนะนำให้นัดฝ่ายบริการของ Senfos ช่วยดำเนินการ
ไฟล์สำรองมีข้อมูลทั้งหมดของร้าน รวมทั้งต้นทุนและข้อมูลลูกค้า จึงควรเก็บไว้ในที่ที่เฉพาะผู้ดูแลเข้าถึงได้
18.3 ข้อมูลทดสอบสำหรับลูกค้าทดลอง
หัวข้อที่มีชื่อว่า “18.3 ข้อมูลทดสอบสำหรับลูกค้าทดลอง”ระหว่างทดลองใช้ ผู้ดูแลระบบสามารถสร้างข้อมูลตัวอย่างเพื่อลองใช้โปรแกรมได้ที่หน้าภาพรวมข้อมูล รายละเอียดอยู่ในบทที่ 5 และบทที่ 15 หัวข้อ 15.5
| ปุ่ม | ใช้ได้เมื่อ | ผล |
|---|---|---|
| สร้างข้อมูลทดสอบ | ช่วงทดลองใช้ ผู้ดูแลระบบ และฐานข้อมูลยังไม่มีสินค้า | ใส่ข้อมูลหลักตัวอย่าง ทุกรหัสขึ้นต้นด้วย DM ไม่มีเอกสาร ข้อมูลทั้งหมดเป็นข้อมูลสมมติ ไม่ใช่ข้อมูลของบุคคลจริง |
| ล้างข้อมูลทดสอบ | ช่วงทดลองใช้ ผู้ดูแลระบบ และฐานข้อมูลมีสินค้าแล้ว | ล้างข้อมูลทั้งฐาน ต้องพิมพ์ yes เพื่อยืนยัน แล้วโปรแกรมจะปิดตัวเอง |
ข้อควรระวัง ปุ่มล้างข้อมูลทดสอบลบข้อมูลทั้งฐาน ไม่ได้ลบเฉพาะข้อมูลที่ขึ้นต้นด้วย DM ประวัติการแก้ไขสินค้าก็ถูกลบด้วย ถ้าป้อนข้อมูลจริงไว้แล้ว ขอแนะนำให้สำรองข้อมูลก่อนกด เมื่อซื้อ license แล้ว ปุ่มทั้งสองจะไม่แสดงอีก
18.4 ข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้า
หัวข้อที่มีชื่อว่า “18.4 ข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้า”ร้านที่เก็บข้อมูลลูกค้า เช่น ชื่อ เบอร์โทร ที่อยู่ วันเกิด และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี มีหน้าที่ดูแลข้อมูลเหล่านี้ตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) หัวข้อนี้สรุปสิ่งที่โปรแกรมช่วยได้และสิ่งที่ร้านควรทำ เนื้อหานี้ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย ถ้าไม่แน่ใจ ขอแนะนำให้ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมาย
ข้อมูลที่โปรแกรมเก็บ
หัวข้อที่มีชื่อว่า “ข้อมูลที่โปรแกรมเก็บ”หน้าลูกค้ามีช่อง ชื่อ เบอร์โทร อีเมล ที่อยู่ วันเกิด เพศ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี หมายเลขสมาชิก และหมายเหตุ ช่องทั้งหมดไม่บังคับกรอก ยกเว้นชื่อ
- เก็บเท่าที่จำเป็น ถ้าร้านไม่ได้ใช้วันเกิดหรือที่อยู่ ไม่ต้องกรอก
- แจ้งลูกค้าก่อนเก็บ เช่น เมื่อสมัครสมาชิก ให้บอกว่าร้านเก็บข้อมูลอะไร ใช้ทำอะไร เช่น สะสมคะแนนหรือออกใบกำกับภาษี
ใครเห็นข้อมูลลูกค้าได้
หัวข้อที่มีชื่อว่า “ใครเห็นข้อมูลลูกค้าได้”- หลังร้าน ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์อ่านข้อมูลลูกค้าจะเห็นทุกช่อง ตั้งสิทธิ์ได้ตามบทที่ 11
- ส่งออก Excel หน้ารายการและรายงานหลายหน้าส่งออกเป็นไฟล์ Excel ได้ ไฟล์ที่ส่งออกไปแล้วอยู่นอกการควบคุมของโปรแกรม ขอแนะนำให้ให้สิทธิ์ส่งออกเฉพาะคนที่จำเป็น และลบไฟล์เมื่อใช้เสร็จ
- ผู้ช่วย AI เมื่อเปิดใช้ ชื่อลูกค้าและประวัติการซื้อจะถูกส่งไปให้ผู้ให้บริการ AI ที่ร้านเลือกเพื่อตอบคำถาม ส่วนเบอร์โทร อีเมล ที่อยู่ วันเกิด และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ไม่ถูกส่งออกไป เนื่องจากระบบปิดกั้นไว้ตั้งแต่ระดับฐานข้อมูล รายละเอียดอยู่ในเล่มหลังร้าน บทผู้ช่วย AI
เมื่อลูกค้าขอให้ลบข้อมูล
หัวข้อที่มีชื่อว่า “เมื่อลูกค้าขอให้ลบข้อมูล”- เปิดหน้ารายละเอียดลูกค้ารายนั้น แล้วกด ลบ ต้องมีสิทธิ์ลบข้อมูลลูกค้า
- ถ้าลูกค้ารายนั้นยังไม่มีเอกสารหรือบิล ข้อมูลจะถูกลบทั้งหมด
- ถ้ามีเอกสารหรือบิลแล้ว โปรแกรมจะลบไม่ได้ เพราะเอกสารทางบัญชีต้องอ้างถึงลูกค้าได้ และจะเสนอให้ตั้งเป็น ไม่ใช้งาน แทน ในกรณีนี้ขอแนะนำให้แก้ไขลบข้อมูลที่ไม่จำเป็นต่อเอกสารออก เช่น เบอร์โทร อีเมล วันเกิด และหมายเหตุ แล้วจึงตั้งเป็นไม่ใช้งาน
ข้อมูลในไฟล์สำรองชุดเก่ายังคงมีข้อมูลเดิมอยู่จนกว่าไฟล์นั้นจะถูกลบตามจำนวนชุดที่ตั้งไว้
อ่านต่อ: เมื่อระบบมีปัญหา รวมอาการที่พบบ่อยพร้อมวิธีแก้ และข้อมูลที่ควรเตรียมก่อนติดต่อฝ่ายบริการ