รุ่น สิทธิ์ และ license
บทนี้รวบรวมกติกาทั้งหมดที่กำหนดว่าร้านของคุณใช้งานอะไรได้บ้าง แบ่งเป็น 2 ส่วน ส่วนแรกคือ สิ่งที่ร้านซื้อ ได้แก่ รุ่นของโปรแกรม ฟังก์ชันเสริม จำนวนสาขาและจำนวนเครื่อง ส่วนที่สองคือ สิ่งที่ร้านกำหนดเอง ได้แก่ สิทธิ์ของผู้ใช้แต่ละคนในหลังร้าน และฟังก์ชันที่ล็อกไว้ที่หน้าร้าน
ขั้นตอนการเปิดใช้ license และการตั้งสิทธิ์ผู้ใช้อยู่ในเล่มติดตั้งและตั้งค่าระบบ บทที่ 6 และบทที่ 11 บทนี้อธิบายเฉพาะกติกา
6.1 รุ่นของโปรแกรม
หัวข้อที่มีชื่อว่า “6.1 รุ่นของโปรแกรม”Senfos มี 3 รุ่น แต่ละรุ่นครอบคลุมงานของรุ่นก่อนหน้าทั้งหมด แล้วเพิ่มงานของตัวเองเข้าไป
| หัวข้อ | Express | Standard | Enterprise |
|---|---|---|---|
| รูปแบบการติดตั้ง | เครื่องเดียว ทั้งฐานข้อมูล หลังร้าน และหน้าร้าน | เครื่องแม่ 1 เครื่อง ต่อเครื่องลูกได้ | เครื่องแม่ 1 เครื่อง ต่อเครื่องลูกได้ |
| จำนวนสาขา | 1 | 1 | ตามจำนวนที่ซื้อ |
| ขายหน้าร้าน POS | ได้ | ได้ | ได้ |
| ซื้อและขายแบบเงินสด | ได้ | ได้ | ได้ |
| ซื้อและขายแบบเงินเชื่อ ลูกหนี้ และเจ้าหนี้ | ไม่ได้ | ได้ | ได้ |
| ใบเสนอซื้อ ใบสั่งซื้อ ใบเสนอราคา ใบสั่งขาย | ไม่ได้ | ได้ | ได้ |
| วางบิล ใบเสร็จรับเงิน จ่ายชำระหนี้ | ไม่ได้ | ได้ | ได้ |
| รับและจ่ายเงินมัดจำ ใบเพิ่มหนี้ | ไม่ได้ | ได้ | ได้ |
| คัดลอกเอกสารไปเป็นใบอื่น และนำเข้ารายการสินค้าลงเอกสาร | ไม่ได้ | ได้ | ได้ |
| งานคลังสินค้าในสาขา (ตรวจนับ ปรับยอด ปรับต้นทุน โอนระหว่างคลัง รับและจ่ายสินค้าภายใน) | ได้ | ได้ | ได้ |
| โอนสินค้าระหว่างสาขา | ไม่ได้ | ไม่ได้ | ได้ |
| ตั้งจุดสั่งสินค้าอัตโนมัติ | ไม่ได้ | ไม่ได้ | ได้ |
| รายงานลูกหนี้และเจ้าหนี้ | ไม่มี | มี | มี |
| รายงานความเคลื่อนไหวสินค้าและรายงานโอนสินค้าไปสาขา | ไม่มี | ไม่มี | มี |
| รายงานวิเคราะห์เชิงลึก | ทดลองเปิดได้รายงานละ 20 ครั้ง | ทดลองเปิดได้รายงานละ 20 ครั้ง | ไม่จำกัด |
รายงานวิเคราะห์เชิงลึก ได้แก่ รายงาน RFM รายงานมูลค่าลูกค้าตลอดอายุ (CLV) รายงานพฤติกรรมการซื้อ รายงานการกลับมาซื้อซ้ำ รายงานผลงานรายสินค้า รายงานวิเคราะห์หมวดสินค้า และรายงาน ABC รุ่นที่ต่ำกว่า Enterprise เปิดดูข้อมูลจริงได้ครบ 20 ครั้งต่อรายงาน โดยมีป้ายแจ้งว่าเป็นรายงานของรุ่น Enterprise แสดงอยู่ในรายงาน เมื่อครบแล้วจะเปิดไม่ได้อีก
ฟังก์ชันที่รุ่นปัจจุบันใช้ไม่ได้ จะมีรูปมงกุฎกำกับไว้ที่เมนู หรือไม่แสดงในเมนูเลย เมื่อกดเมนูที่มีมงกุฎ โปรแกรมจะแสดงหน้าอธิบายว่าต้องใช้รุ่นใด
เปลี่ยนรุ่นภายหลังได้ทุกเมื่อ ข้อมูลเดิมอยู่ครบทั้งหมด ไม่ต้องติดตั้งใหม่ และไม่ต้องกรอกรหัสใหม่ ตามหัวข้อ 6.5
6.2 ฟังก์ชันเสริม
หัวข้อที่มีชื่อว่า “6.2 ฟังก์ชันเสริม”ฟังก์ชันเสริมซื้อแยกจากรุ่นได้ ซื้อครั้งเดียวใช้ได้ทุกสาขาในระบบ
| ฟังก์ชันเสริม | สิ่งที่เปิดให้ใช้ |
|---|---|
| โปรโมชัน | หน้ากำหนดโปรโมชัน และการคิดโปรโมชันที่หน้าร้าน ตามบทที่ 2 |
| สินค้ามีสูตร | สินค้าประเภทมีสูตรและวัตถุดิบ พร้อมการตัดสต็อกวัตถุดิบตามสูตร ตามบทที่ 4 |
| สินค้าชั่งน้ำหนัก | สินค้าประเภทชั่งน้ำหนัก และการอ่านบาร์โค้ดที่เครื่องชั่งพิมพ์ออกมา |
| บัตรเติมเงิน | เปิดบัตร เติมเงิน และรับชำระด้วยบัตรเติมเงินที่หน้าร้าน |
| มัดจำหน้าร้าน | รับ ใช้ และคืนเงินมัดจำที่หน้าร้าน |
| สำเนาอิเล็กทรอนิกส์ | เปิดดูสำเนาใบเสร็จย้อนหลังแบบอิเล็กทรอนิกส์ |
| รับชำระเงินตราต่างประเทศ | รับเงินสกุลอื่นที่หน้าร้านและในเอกสารหลังร้าน โดยกรอกอัตราแลกเปลี่ยนเอง และบันทึกยอดเป็นเงินบาท |
สำหรับ สำเนาอิเล็กทรอนิกส์ ระบบจะเก็บสำเนาไว้ตลอดแม้ยังไม่ได้ซื้อ เมื่อซื้อภายหลังจึงเปิดดูย้อนหลังได้ทันที
นอกจากฟังก์ชันแบบเปิดหรือปิดแล้ว ยังมีสิทธิ์ที่ซื้อเป็น จำนวน ต่อสาขา ตามหัวข้อถัดไป
6.3 สิทธิ์ต่อเครื่อง
หัวข้อที่มีชื่อว่า “6.3 สิทธิ์ต่อเครื่อง”แต่ละสาขามีจำนวนเครื่องที่ใช้งานได้ 3 ประเภท แยกกัน
| ประเภท | นับเมื่อใด | ค่าตั้งต้นต่อสาขา |
|---|---|---|
| เครื่องหลังร้าน | เมื่อเปิดโปรแกรมหลังร้านโดยเข้าสู่ระบบด้วยสาขานั้น | 4 เครื่อง |
| จุดขาย POS | เมื่อเปิดโปรแกรม POS ที่ตั้งเป็นจุดขายของสาขานั้น | 1 จุด |
| จอลูกค้า | เมื่อเปิดจอแสดงผลฝั่งลูกค้าที่จุดขายของสาขานั้น | ตามที่ซื้อ |
กติกาการนับมีดังนี้
- นับเป็นรายเครื่อง ไม่ใช่นับคนที่ใช้พร้อมกัน เครื่องที่เคยเปิดโปรแกรมแล้วถือว่าใช้สิทธิ์ไป 1 เครื่อง แม้วันนั้นจะไม่ได้เปิดก็ตาม
- ลงทะเบียนให้อัตโนมัติ เมื่อเครื่องใหม่เปิดโปรแกรมครั้งแรกและยังมีสิทธิ์ว่าง โปรแกรมจะลงทะเบียนเครื่องนั้นให้ทันที ไม่ต้องขอรหัสเพิ่ม
- เมื่อสิทธิ์เต็ม เครื่องใหม่จะเข้าโปรแกรมไม่ได้ และโปรแกรมจะแจ้งให้ถอดเครื่องเก่าออกก่อน
- ถอดเครื่องเก่าได้เอง ผู้ดูแลระบบเปิดหน้ารายการเครื่องที่ลงทะเบียนในหลังร้าน แล้วถอดเครื่องที่ไม่ใช้แล้วออก สิทธิ์จะว่างทันที เหมาะกับกรณีเปลี่ยนคอมพิวเตอร์หรือย้ายจุดขาย
- การตรวจเกิดขึ้นตอนเปิดโปรแกรมเท่านั้น เครื่องที่ถูกถอดออกระหว่างที่เปิดโปรแกรมอยู่จะใช้งานต่อได้จนกว่าจะปิดโปรแกรม แล้วจะเข้าใหม่ไม่ได้
6.4 การตรวจ license ตอนเปิดโปรแกรม
หัวข้อที่มีชื่อว่า “6.4 การตรวจ license ตอนเปิดโปรแกรม”license ของร้านผูกกับ เครื่องแม่ ที่ติดตั้งฐานข้อมูล ทุกเครื่องทั้งเครื่องแม่และเครื่องลูกจะตรวจ license จากฐานข้อมูลกลางทุกครั้งที่เปิดโปรแกรม การตรวจนี้ ไม่ต้องใช้อินเทอร์เน็ต
ระบบต้องออนไลน์เป็นระยะเพื่อต่ออายุการตรวจ โดยเครื่องใดก็ได้ในร้านที่ต่ออินเทอร์เน็ตอยู่จะต่ออายุให้ทั้งระบบโดยอัตโนมัติวันละครั้ง ผู้ใช้ไม่ต้องทำอะไร
| ช่วงเวลาหลังการต่ออายุครั้งล่าสุด | ผลที่เกิดขึ้น |
|---|---|
| 4 วันแรก | ใช้งานได้ตามปกติ |
| วันที่ 5 ถึงวันที่ 7 | ใช้งานได้ พร้อมแถบเตือนให้เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต |
| เกิน 7 วัน | ทุกเครื่องเข้าโปรแกรมไม่ได้ จนกว่าจะเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตให้ระบบต่ออายุ |
การเปลี่ยนแปลงที่ร้านซื้อเพิ่ม เช่น ฟังก์ชันเสริม จำนวนสาขา หรือจำนวนเครื่อง จะมีผลหลังจากระบบต่ออายุครั้งถัดไป และเห็นผลในโปรแกรมเมื่อเปิดโปรแกรมรอบถัดไป
สาเหตุที่เข้าโปรแกรมไม่ได้
| สาเหตุ | ความหมาย | วิธีแก้ |
|---|---|---|
| ขาดการเชื่อมต่อนานเกินไป | ระบบไม่ได้ต่ออายุเกิน 7 วัน | เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เครื่องใดก็ได้ แล้วเปิดโปรแกรมใหม่ |
| สิทธิ์เครื่องเต็ม | สาขานี้ใช้เครื่องครบตามจำนวนแล้ว | ถอดเครื่องเก่าออกตามหัวข้อ 6.3 หรือซื้อสิทธิ์เพิ่ม |
| สาขาไม่มีสิทธิ์ใช้งาน | สาขาที่เข้าสู่ระบบไม่อยู่ใน license | ติดต่อทีมงานเพื่อเพิ่มสาขา |
| เครื่องแม่ไม่ตรงกับที่ลงทะเบียน | ฐานข้อมูลถูกย้ายไปเครื่องอื่น หรือเครื่องแม่เดิมติดตั้ง Windows ใหม่ | ติดต่อทีมงานเพื่อย้าย license |
| วันเวลาของเครื่องไม่ถูกต้อง | นาฬิกาของเครื่องถูกตั้งย้อนหลังเกิน 24 ชั่วโมง | ตั้งวันเวลาของเครื่องให้ถูกต้อง แล้วเปิดโปรแกรมใหม่ |
การย้ายเครื่องแม่ต้องผ่านทีมงานทุกครั้ง เมื่อได้รับการอนุมัติ เครื่องแม่เดิมจะใช้งานต่อได้อีก 3 วันเพื่อให้มีเวลาโอนย้ายข้อมูล ส่วนการเปลี่ยนเครื่องลูกหรือเครื่อง POS ทำได้เองตามหัวข้อ 6.3
6.5 ช่วงทดลองใช้ 30 วัน
หัวข้อที่มีชื่อว่า “6.5 ช่วงทดลองใช้ 30 วัน”ลูกค้าใหม่ทดลองใช้ได้ทันทีโดยไม่ต้องติดต่อใคร กดปุ่มทดลองใช้ในหน้าเปิดใช้งานครั้งแรก แล้วเริ่มใช้งานได้เลย
| หัวข้อ | ช่วงทดลองใช้ |
|---|---|
| ระยะเวลา | 30 วันนับจากวันที่เริ่ม และขยายไม่ได้ |
| รุ่นและฟังก์ชัน | รุ่น Enterprise พร้อมฟังก์ชันเสริมทุกตัว |
| ข้อมูลทดสอบ | มีปุ่มสร้างข้อมูลทดสอบ และปุ่มล้างข้อมูลทดสอบ ในหน้าภาพรวมข้อมูล |
| ผู้ช่วย AI | ใช้ได้ทันทีโดยไม่ต้องอยู่ในระยะรับประกัน |
| ทดลองซ้ำ | เครื่องแม่เครื่องเดิมทดลองได้ครั้งเดียว |
เมื่อตัดสินใจซื้อ ทีมงานจะเปลี่ยน license ที่ใช้ทดลองอยู่ให้เป็น license จริงตามรุ่นและฟังก์ชันที่ซื้อ ข้อมูลที่ป้อนไว้ระหว่างทดลองใช้อยู่ครบทุกอย่าง ไม่ต้องติดตั้งใหม่ และไม่ต้องกรอกรหัสเปิดใช้งาน
เมื่อครบ 30 วันโดยยังไม่ได้ซื้อ โปรแกรมจะแสดงหน้าแจ้งหมดช่วงทดลอง พร้อมรหัส license และช่องทางติดต่อทีมงาน ข้อมูลในฐานข้อมูลไม่ถูกลบ
6.6 ระยะรับประกัน
หัวข้อที่มีชื่อว่า “6.6 ระยะรับประกัน”license ปกติเป็นแบบ ซื้อขาด ใช้งานได้ตลอดไป ส่วนระยะรับประกันเป็นคนละเรื่องกัน คือกำหนดสิทธิ์รับบริการเพิ่มเติม และนับแยกเป็น รายสาขา
| หัวข้อ | รายละเอียด |
|---|---|
| เริ่มนับเมื่อใด | สำนักงานใหญ่เริ่มนับจากวันที่เปิดใช้ license ครั้งแรก เป็นเวลา 1 ปี |
| สาขาที่เพิ่มภายหลัง | ทีมงานเป็นผู้กำหนดวันรับประกัน สาขาที่ยังไม่ได้กำหนดถือว่าอยู่นอกระยะรับประกัน |
| ดูได้ที่ใด | หน้าข้อมูล license ในหลังร้าน ปุ่มระยะเวลารับประกัน |
ระยะรับประกันมีผลกับ 2 เรื่อง
| เรื่อง | กติกา |
|---|---|
| อัพเดทโปรแกรม | อัพเดทได้เมื่อ ทุกสาขา ที่เปิดใช้งานอยู่ในระยะรับประกัน หากมีสาขาใดสาขาหนึ่งอยู่นอกระยะ โปรแกรมอัพเดทจะแจ้งเหตุผลและไม่ติดตั้งรุ่นใหม่ นอกจากนี้ยังงดอัพเดทในวันศุกร์ถึงวันอาทิตย์ เพื่อให้มีทีมงานพร้อมช่วยเหลือหากเกิดปัญหาหลังอัพเดท |
| ผู้ช่วย AI | ใช้ได้เมื่อ สาขาที่เข้าสู่ระบบอยู่ อยู่ในระยะรับประกัน |
การใช้งานโปรแกรมตามปกติ ทั้งการขาย การออกเอกสาร และการดูรายงาน ไม่ขึ้นกับระยะรับประกัน ร้านที่หมดระยะรับประกันยังใช้งานรุ่นที่ติดตั้งอยู่ได้ตามเดิม
หากโปรแกรมติดต่อระบบตรวจสอบระยะรับประกันไม่ได้ในขณะนั้น เช่น อินเทอร์เน็ตขัดข้อง โปรแกรมจะไม่บล็อกการใช้งานผู้ช่วย AI และไม่บล็อกการอัพเดท
6.7 สิทธิ์ของผู้ใช้ 3 ชั้น
หัวข้อที่มีชื่อว่า “6.7 สิทธิ์ของผู้ใช้ 3 ชั้น”license กำหนดว่า ร้าน ใช้อะไรได้ ส่วนสิทธิ์ผู้ใช้กำหนดว่า แต่ละคนในร้าน ทำอะไรได้ ร้านตั้งเองทั้งหมด แบ่งเป็น 3 ชั้น
| ชั้น | ใช้กับใคร | กำหนดอะไร | ตั้งที่ใด |
|---|---|---|---|
| 1. สิทธิ์เอกสารและข้อมูลหลัก | ผู้ใช้หลังร้าน | ทำอะไรได้บ้างในแต่ละหน้า เช่น เพิ่ม แก้ไข ลบ ยืนยัน ชำระ นำเข้า ส่งออก แยกตามประเภทเอกสารและข้อมูลหลัก | หน้ากำหนดสิทธิ์ผู้ใช้ |
| 2. สิทธิ์รายงาน | ผู้ใช้หลังร้าน | เปิดรายงานใดได้บ้าง | หน้ากำหนดสิทธิ์รายงาน |
| 3. ฟังก์ชันล็อกที่หน้าร้าน | พนักงานที่หน้าร้าน | ฟังก์ชันใดต้องมีสิทธิ์ก่อนใช้ เช่น ยกเลิกบิล รับคืน ให้ส่วนลด เปลี่ยนราคา เปิดลิ้นชัก | หน้าฟังก์ชันล็อกในเมนูจุดขาย POS |
ชั้นที่ 1 และ 2 ให้สิทธิ์ได้ทั้งรายคนและรายกลุ่ม ผู้ใช้ที่อยู่ในกลุ่มจะได้สิทธิ์ของกลุ่มนั้นด้วย ส่วนที่ไม่ได้ให้ไว้ถือว่าไม่มีสิทธิ์
ตัวเลือกประจำตัวผู้ใช้ ในหน้าตั้งค่าผู้ใช้ มีอีก 3 ข้อที่ไม่อยู่ในตารางสิทธิ์
| ตัวเลือก | ผลเมื่อเปิด |
|---|---|
| เห็นต้นทุน | เห็นต้นทุนสินค้าและกำไรในหน้าจอและรายงาน ผู้ใช้ที่ไม่ได้เปิดจะไม่เห็นตัวเลขเหล่านี้ |
| ใช้งาน Ai Agent | ใช้ผู้ช่วย AI ได้ |
| อนุญาตให้เปลี่ยนรหัสผ่าน | เปลี่ยนรหัสผ่านของตนเองได้ |
ชั้นที่ 3 ฟังก์ชันล็อก ทำงานคนละแบบกับสองชั้นแรก
- ร้านเลือกก่อนว่าฟังก์ชันใดบ้างที่ต้องล็อก ฟังก์ชันที่ไม่ได้ล็อกทุกคนใช้ได้
- สร้างกลุ่มพนักงาน กำหนดว่ากลุ่มนั้นใช้ฟังก์ชันที่ล็อกข้อใดได้ แล้วใส่พนักงานเข้ากลุ่ม
- ที่หน้าร้าน เมื่อพนักงานที่ไม่มีสิทธิ์กดฟังก์ชันที่ล็อกไว้ โปรแกรมจะเปิดหน้าให้ผู้ที่มีสิทธิ์ใส่รหัสยืนยันแทน เช่น หัวหน้ากะมายืนยันการยกเลิกบิล โดยพนักงานไม่ต้องออกจากระบบ
ฟังก์ชันล็อกครอบคลุมถึงการเข้าสู่ระบบ POS และการเข้าสู่ระบบด้วยวันที่ย้อนหลังด้วย
6.8 คำถามที่พบบ่อย
หัวข้อที่มีชื่อว่า “6.8 คำถามที่พบบ่อย”เพิ่มเครื่องลูกแล้วเข้าโปรแกรมไม่ได้ สาขานั้นใช้เครื่องครบตามจำนวนแล้ว ขอแนะนำให้เปิดหน้ารายการเครื่องที่ลงทะเบียน แล้วถอดเครื่องที่ไม่ได้ใช้แล้วออก หากทุกเครื่องยังใช้งานอยู่ สามารถติดต่อทีมงานเพื่อซื้อสิทธิ์เพิ่มได้
อินเทอร์เน็ตที่ร้านขัดข้อง จะขายได้หรือไม่ ขายได้ตามปกติภายใน 7 วันนับจากการต่ออายุครั้งล่าสุด ตามหัวข้อ 6.4 เนื่องจากทุกเครื่องในร้านตรวจ license จากฐานข้อมูลที่เครื่องแม่
ซื้อฟังก์ชันเสริมเพิ่มแล้ว ทำไมยังไม่เห็นเมนู การเปลี่ยนแปลงจะมีผลหลังจากระบบต่ออายุครั้งถัดไป ขอแนะนำให้เปิดหน้าข้อมูล license แล้วกดตรวจสอบหรือต่ออายุ จากนั้นปิดและเปิดโปรแกรมใหม่
หมดระยะรับประกันแล้วโปรแกรมจะหยุดทำงานหรือไม่ ไม่หยุด license แบบซื้อขาดใช้งานได้ตลอดไป ระยะรับประกันมีผลเฉพาะการอัพเดทโปรแกรมและผู้ช่วย AI ตามหัวข้อ 6.6
ผู้ใช้เป็นสมาชิกกลุ่มผู้ดูแลแล้ว ทำไมยังแจ้งว่าไม่มีสิทธิ์ สิทธิ์มาจากสิ่งที่ให้ไว้กับผู้ใช้หรือกลุ่มในหน้ากำหนดสิทธิ์เท่านั้น การอยู่ในกลุ่มที่ตั้งชื่อว่าผู้ดูแลไม่ได้ให้สิทธิ์ทุกอย่างโดยอัตโนมัติ ขอแนะนำให้ตรวจที่หน้ากำหนดสิทธิ์ว่ากลุ่มนั้นได้รับสิทธิ์ของหน้าที่ต้องการแล้ว
อ่านต่อ: ภาคผนวก รวบรวมปุ่มลัด รหัสเอกสาร ตารางเอกสารกับผลต่อสต็อกและหนี้ รูปแบบไฟล์นำเข้า และศัพท์ที่ใช้ในคู่มือ